Jak napsat úřední dopis - vzor

Co všechno považujeme za formální dopis?

Podle pravidel formálního dopisu byste měli sepisovat jakýkoliv text adresovaný osobě, k níž chováte formální respekt. Jde například o úředníky, starosty, nadřízené či učitele. Za úřední dopis jsou tedy považovány motivační dopis, nabídka, poptávka, objednávka, reklamace, stížnost, žádost, petice či otevřený dopis.

Jaké části musí obsahovat?

Následující části jsou nezbytné, každý úřední dopis je musí obsahovat.

1. Vaše adresa – v hlavičce dopisu do pravého rohu uveďte své jméno a adresu, případně kontakt v podobě telefonního čísla či e-mailu. Například:
Ludmila Špičková
Lesní 1489/34
Litoměřice
412 01

2. Adresa příjemce – do levého horního rohu patří adresa příjemce – buď konkrétní osoby, nebo celého úřadu. V hlavičce tedy může být něco jako:
Městský úřad Litoměřice

Mírové náměstí 15/7

412 01 Litoměřice

3. Datum – nezapomeňte uvést datum odeslání a místo, kde dopis píšete. Název místa se neskloňuje, tedy:
Praha, 14. 1. 2019

4. Účel dopisu – nepište nic ve tvaru „Věc: váš problém“, tato forma je považována za zastaralou. Dnes je považováno za správné napsat rovnou záležitost, o kterou jde, například:
Žádost o zápis změn údajů v registru vozidel
Stížnost na rušení nočního klidu v ulicích města

5. Oslovení – nejlepší je, pokud oslovíte člověka přímo jménem. Může se vám však stát, že ho neznáte. V takové situaci volte obecné „Vážení“. Jinak by mohlo oslovení vypadat třeba takhle:
Vážený pane starosto
Vážená paní Šimková

6. Samotný text – pod oslovením udělejte řádek mezeru, pak začněte s textem samotného dopisu. O jeho formě si něco povíme níže, důležité je brát na zřetel, že musíte být struční. Nepíšete školní slohovou práci s vyžadovaným počtem znaků, buďte věcní a vyjadřujte se jasně. Text zarovnejte doleva nebo do bloku, čleňte ho do logických odstavců.

7. Přílohy – jestliže k e-mailu nebo dopisu přikládáte nějaké přílohy, připište to. Udělejte řádek mezeru a informujte o přílohách. Sem patří také zmínka o tom, že kopii dopisu posíláte ještě další osobě. Sluší se o tom informovat.

8. Pozdrav a podpis – následně udělejte zase jeden volný řádek jako mezeru a připojte pozdrav a podpis zarovnaný doprava. Za pozdravem nepište čárku, vaše jméno by mělo být na dalším řádku. Například:
S pozdravem
Jana Mrázová
nebo:
Předem děkuji za brzké vyřízení.
S přáním pěkného dne
Martin Tomášek

Na co si dát pozor při psaní textu?

Zejména na správnou úpravu a dodržování typografických pravidel. O zarovnání do bloku a dělení do odstavců jsme si už řekli. Co dál? Pište správně mezery. Mezera by měla být za každou tečkou i čárkou, nikoliv před ní. Zkontrolujte si po sobě velká písmena a pravopisné chyby. Rozlišujte spojovník (-) od pomlčky (–). Krátkým spojovníkem se spojují části slov (např. Marie Curie-Sklodowska), pomlčkou oddělujeme např. části vět (Jeho kniha – o druhé světové válce – byla parádní.) nebo víceslovná spojení (dálnice Praha–Brno). Dejte si pozor na správné uvozovky, v češtině se píšou výhradně tyto „“, a také na psaní číslovek. Některé tvary bývají zrádné. U řadových číslovek se píše tečka a třeba takové slovo jednadvacátý se píše dohromady.

Jestli si něčím ohledně typografie nebudete jistí, vždycky můžete použít internet a danou problematiku si dohledat. Dobrou pomocnou ruku vám nabízí také obyčejný Microsoft Word. Základní gramatické i typografické chyby umí opravovat, ovšem nespoléhejte na něj na 100%. Občas se plete – třeba ve výše zmíněném případu Praha–Brno by nejraději napsal spojovník. Jestliže vás čeká psaní formálního dopisu v angličtině, můžete vyzkoušet například nástroj Grammarly. Jeho verze zdarma vám sice nenavrhuje lepší synonyma, ale základní chyby opravovat umí.