Jak napsat úřední dopis - vzor

Krok 1

Co všechno považujeme za formální dopis?

Podle pravidel formálního dopisu byste měli sepisovat jakýkoliv text adresovaný osobě, k níž chováte formální respekt. Jde například o úředníky, starosty, nadřízené či učitele. Za úřední dopis jsou tedy považovány motivační dopis, nabídka, poptávka, objednávka, reklamace, stížnost, žádost, petice či otevřený dopis.

Krok 2

Jaké části musí obsahovat?

Následující části jsou nezbytné, každý úřední dopis je musí obsahovat.

1. Vaše adresa – v hlavičce dopisu do pravého rohu uveďte své jméno a adresu, případně kontakt v podobě telefonního čísla či e-mailu. Například:
Ludmila Špičková
Lesní 1489/34
Litoměřice
412 01

2. Adresa příjemce – do levého horního rohu patří adresa příjemce – buď konkrétní osoby, nebo celého úřadu. V hlavičce tedy může být něco jako:
Městský úřad Litoměřice

Mírové náměstí 15/7

412 01 Litoměřice

3. Datum – nezapomeňte uvést datum odeslání a místo, kde dopis píšete. Název místa se neskloňuje, tedy:
Praha, 14. 1. 2019

4. Účel dopisu – nepište nic ve tvaru „Věc: váš problém“, tato forma je považována za zastaralou. Dnes je považováno za správné napsat rovnou záležitost, o kterou jde, například:
Žádost o zápis změn údajů v registru vozidel
Stížnost na rušení nočního klidu v ulicích města

5. Oslovení – nejlepší je, pokud oslovíte člověka přímo jménem. Může se vám však stát, že ho neznáte. V takové situaci volte obecné „Vážení“. Jinak by mohlo oslovení vypadat třeba takhle:
Vážený pane starosto
Vážená paní Šimková

6. Samotný text – pod oslovením udělejte řádek mezeru, pak začněte s textem samotného dopisu. O jeho formě si něco povíme níže, důležité je brát na zřetel, že musíte být struční. Nepíšete školní slohovou práci s vyžadovaným počtem znaků, buďte věcní a vyjadřujte se jasně. Text zarovnejte doleva nebo do bloku, čleňte ho do logických odstavců.

7. Přílohy – jestliže k e-mailu nebo dopisu přikládáte nějaké přílohy, připište to. Udělejte řádek mezeru a informujte o přílohách. Sem patří také zmínka o tom, že kopii dopisu posíláte ještě další osobě. Sluší se o tom informovat.

8. Pozdrav a podpis – následně udělejte zase jeden volný řádek jako mezeru a připojte pozdrav a podpis zarovnaný doprava. Za pozdravem nepište čárku, vaše jméno by mělo být na dalším řádku. Například:
S pozdravem
Jana Mrázová
nebo:
Předem děkuji za brzké vyřízení.
S přáním pěkného dne
Martin Tomášek

Krok 3

Na co si dát pozor při psaní textu?

Zejména na správnou úpravu a dodržování typografických pravidel. O zarovnání do bloku a dělení do odstavců jsme si už řekli. Co dál? Pište správně mezery. Mezera by měla být za každou tečkou i čárkou, nikoliv před ní. Zkontrolujte si po sobě velká písmena a pravopisné chyby. Rozlišujte spojovník (-) od pomlčky (–). Krátkým spojovníkem se spojují části slov (např. Marie Curie-Sklodowska), pomlčkou oddělujeme např. části vět (Jeho kniha – o druhé světové válce – byla parádní.) nebo víceslovná spojení (dálnice Praha–Brno). Dejte si pozor na správné uvozovky, v češtině se píšou výhradně tyto „“, a také na psaní číslovek. Některé tvary bývají zrádné. U řadových číslovek se píše tečka a třeba takové slovo jednadvacátý se píše dohromady.

Jestli si něčím ohledně typografie nebudete jistí, vždycky můžete použít internet a danou problematiku si dohledat. Dobrou pomocnou ruku vám nabízí také obyčejný Microsoft Word. Základní gramatické i typografické chyby umí opravovat, ovšem nespoléhejte na něj na 100%. Občas se plete – třeba ve výše zmíněném případu Praha–Brno by nejraději napsal spojovník. Jestliže vás čeká psaní formálního dopisu v angličtině, můžete vyzkoušet například nástroj Grammarly. Jeho verze zdarma vám sice nenavrhuje lepší synonyma, ale základní chyby opravovat umí.