Jak napsat obchodní dopis v angličtině
Mluvit skvěle anglicky je jistě velmi důležité. Neméně důležité je však umět anglicky psát oficiální text, který má své zákonitosti. A pokud například vaše firma obchoduje v zahraničí, dříve či později se setkáte s obchodními dopisy, které budou muset být napsány v anglickém jazyce. Jak napsat takový obchodní dopis v angličtině, si povíme níže.
Co je potřeba
Dobrá znalost anglického jazyka
Krok 1
ADRESA
Začínáme Adresou adresáta, tudíž osoby nebo firmy, které má být dopis doručen. Píšeme ji na levý okraj. Na první řádek napíšeme celé jméno adresáta (pokud jej znáte), o řádek níže jeho pozici ve firmě. Dále následuje název firmy a adresa firmy. Pokud chcete adresovat jen firmu, jméno a pozici samozřejmě vynecháte. Nad adresu k pravému kraji napište datum odeslání dopisu. Příklad: September 16, 2010 Thomas Anderson Purchasing Manager God’s company Ltd. 41 Green Road London NW11 England POZOR! Pokud není vaše adresa pevnou součástí emailu, nebo není na hlavičce dopisního papíru, napište ji na pravý kraj nahoru nad adresu příjemce. Pod ní nezapomeňte na datum.
Krok 2
PŘEDMĚT
Dále následuje předmět dopisu, v němž napíšeme stručně¨, o čem obchodní dopis je. Příklad: Payment terms, 25 kg nails
Krok 3
OSLOVENÍ
Na začátku samotného textu nejen v obchodním dopise nesmíme zapomenout na oslovení. To se liší dle vašeho vztahu k adresátovi. Pokud znáte adresáta jménem, je vhodné napsat ,,Dear Mr. Anderson!“. Pokud nevíte, kdo si váš dopis otevře, nejlepším způsobem je napsat ,,Dear Sir or Madam“. A když píšete kamarádovi z branže, spolupracovníkovi, nebo již s touto osobu máte více obchodních zkušeností, můžete napsat ,,Dear Thomas“.
Krok 4
SAMOTNÝ TEXT
V obchodním dopise je dobré je začít tzv. ,,opening lines“. Stručně připomenout předchozí spolupráci nebo napsat, odkud máte kontakt (pokud píšete poprvé), a co vyžadujete. Příklad: ,,With reference to your letter of 12 September, I would like to...“ ,,After having seen your advertisement in newspapers , I would like to...“ ,,Thank you for your e-mail about ...“ Celý příklad úvodu: ,,Dear Thomas, Thank you for your letter regarding those ordered nails, I would like to explain whole situation with payment."
Krok 5
ZÁVĚR TEXTU
Závěr textu obchodního dopisu uzavřeme opět něčím vhodným do oficiální korespondence. Tzv. ,,closing lines“ dáváme úplně na konec celého textu. Měli bychom tam zmínit budoucí spolupráci, zopakovat případnou omluvu, nabídnout pomoc nebo vyjádřit spokojenost. ,,We look forward to a successful working relationship in the future.“ ,,Once again, I apologise for any inconvenience.“ ,,Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.“ ,,I would appreciate your immediate attention to this matter.“ ,,Please contact us if you have any questions"
Krok 6
CELKOVÝ ZÁVĚR
Po zakončení textu by mělo následovat vaše jméno, pozice ve firmě a váš podpis. Před jméno napíšeme jednu z frází, kterou vyjádříme slušnost vůči adresátovi. Stejně jako při oslovení, záleží na vašem vztahu k příjemci. Pokud nevíte o koho jde, napiště ,,Yours faithfully“. Pokud známe jméno adresáta, měli byste napsat ,,Yours sincerely“. A pokud se jedná a spolupracovníka nebo dlouhodobého partnera, můžete použít ,,King/Best regards“ nebo ,,Best wishes“. Příklad: Best regards, *podpis* Jim Freeman Managing Director¨.
V oficiálním textu nezapomeňte být přesní a konkrétní (žádná abstraktní data, např. ,,objednáme spousty hřebíků, co nejdříve to dokončíme“). Nepoužívejte zkrácené tvary, jako jsou ,,I’ve been“ ,,They’re“. Pište celé a správné tvary.